Scopri come bilanciare KPI e approccio umano nella valutazione delle performance, utilizzando incontri 1:1, autovalutazione e strumenti digitali.

Da startupper ti confesso che gestire una squadra di persone è stato fonte di forte stress: non ci dormivo la notte. Per molti anni sono stato da solo a gestire tutte queste diverse situazioni (dall’assunzione di nuove figure, alla creazione delle squadre, alla gestione delle performance).

È un aspetto essenziale per una startup, per un’azienda in generale. E non è un processo facile.

Oggi parliamo proprio della gestione del personale e in particolare su come affrontare un nodo molto delicato: l’analisi delle performance. Un tema sensibile su cui si può migliorare o incrinare tutto il rapporto che c’è tra leadership e collaboratori.

Qual è l’obiettivo?

Le persone che lavorano con te sono, appunto, persone. Il rischio è di pensare a loro solo come a dei numeri, una voce di costo/ricavo da valutare a fine trimestre senza altre considerazioni.

Se ti approcci alla valutazione delle performance in quest’ottica rischi di non creare mai quella cultura di squadra che permette di trasformare un’azienda in una grande realtà. 

Allo stesso tempo, i numeri restano fondamentali: senza valutare attentamente la crescita e la sostenibilità nel tempo della tua startup, l’azienda rischia di finire in un buco nero di conti in rosso e problemi di management. Anche perché se pensi a rivolgerti a un investitore senza avere qualche numero (la famosa tracion) da mostrare, è difficile attirarne l’attenzione.

Valutare le performance dei collaboratori della tua startup dovrebbe allora cercare di trovare un equilibrio tra questi due aspetti: i numeri e l’umanità. Puoi riuscirci trasformando la valutazione delle performance da una fredda pratica burocratica a un’occasione di apprendimento e crescita. Sia per te (e per i tuoi soci/manager, se ne hai), sia per gli stessi collaboratori.

La creazione di una cultura dell’innovazione, aperta al cambiamento e al rischio, passa anche da qui. I feedback non sono (non devono essere) dei giudizi personali, ma uno strumento per migliorare. E questo vale per la leadership e per le persone che lavorano per te.

Il tuo obiettivo allora non è fare “il poliziotto dei KPI”, ma mirare a costruire una cultura che valorizzi la trasparenza, l’apprendimento continuo e l’innovazione.

3 principi generali

Prima di approfondire alcuni metodi che ho utilizzato personalmente, o impiegati da grandi aziende, voglio raccontarti quali sono secondo me tre principi che devono guidare ogni processo di valutazione, per evitare che diventi sterile, oppure eccessivamente penalizzante per i collaboratori.

• Obiettivi. Ogni valutazione parte da un obiettivo specifico, chiaro, misurabile e definito nel tempo. Aumentare i clienti non è un obiettivo di questo tipo. Incrementare il tasso di conversione di una campagna Google Ads del 10% nel corso di tre mesi potrebbe invece avere senso. Chiaramente dipende dalla situazione di partenza e dagli strumenti a tua disposizione. È importante definire obiettivi sfidanti per le persone, ma che siano realistici. D’altro canto devi stare attento alle cosiddette vanity metrics (es. il numero di visite al sito o i follower sui social media), che non offrono un chiaro quadro sulla situazione di salute dell’azienda. Definisci obiettivi sfidanti ma realizzabili e comunicali chiaramente ai tuoi collaboratori. Le metriche chiave di performance (KPI) dovrebbero riflettere obiettivi significativi per la tua startup, come l’acquisizione di clienti, la retention, e la redditività.
• Feedback. Ogni leader aziendale dovrebbe avere le soft skill (intelligenza emotiva, empatia, capacità di comunicare, etc.) adatte per trasmettere in modo costruttivo dei feedback mirati e concreti, in maniera rispettosa e costruttiva. È fondamentale individuare delle aree di miglioramento, insieme alla persona che hai davanti, valutando dei percorsi di crescita e formazione specifici.

Scambi. Gli yes-man sono la rovina della tua startup. Peggio ancora: se i collaboratori non ti contraddicono, probabilmente parleranno male di te “alle spalle”. Questo vuol dire creare un ambiente di malessere e sfiducia, che non fa bene a nessuno. Né a te, né alle persone, né alla startup. Il feedback deve quindi essere costante e bidirezionale. Un elemento particolarmente importante in una startup, dove l’agilità e l’adattabilità sono cruciali. Un ambiente dove i dipendenti si sentono sicuri di esprimere idee, fare domande e prendere iniziative può portare a un’innovazione continua e a un miglioramento delle performance complessive.

Meeting 1:1

Nella mia esperienza con Atida eFarma.com, ho imparato quanto sia fondamentale l’ascolto attivo e il confronto personale con i membri del mio team, specialmente in un’azienda in rapida crescita. 

Le sessioni di confronto 1:1 che ho istituito sono diventate un momento cruciale per la gestione delle risorse umane, un’occasione di crescita non solo per me come leader, ma anche per i miei collaboratori.

All’inizio è più semplice, chiaramente, mentre all’aumentare dei collaboratori diventa un processo altamente impegnativo. Tuttavia, ancora oggi cerco di fissare degli appuntamenti periodici per valutare le performance, chiedere e offrire feedback, risolvere proattivamente problemi e sfide che si presentano in azienda.

Per migliorare l’efficacia degli incontri 1:1 in una startup, mi sono ispirato a un interessante articolo di Steven G. Rogelberg, “Make the Most of Your One-on-One Meetings”, pubblicato su HBR. Ecco alcuni elementi chiave:

• Fissa una cadenza regolare per questi incontri, scegliendo tra incontri settimanali, bisettimanali o mensili, in base alle esigenze dei membri del team. La durata consigliata può variare dai 30 ai 60 minuti.
• Prima degli incontri, stabilisci una chiara agenda che sia rilevante sia per te che per il collaboratore, in modo da mantenere la riunione focalizzata e produttiva. Al primo punto ti consiglio di mettere proprio gli obiettivi di cui parlavamo prima, in maniera tale che sia tu che la persona che partecipa al meeting abbiate il tempo di raccogliere dati e informazioni rilevanti. A questo scopo puoi anche usare dei software di gestione delle performance che facilitano la pianificazione e il tracciamento (ne parleremo meglio più avanti).
• Abbiamo parlato prima dei feedback costruittivi. Alla luce dei dati emersi, utilizza i meeting 1:1 per offrire i tuoi feedback in maniera onesta e trasparente, ma senza dimenticare l’obiettivo, che è la crescita del collaboraotre: offri allora soluzioni e piani di sviluppo personali se ci sono delle aree di miglioramento.
• Incoraggia infine i collaboratori a prendere parte attiva nell’incontro, proponendo argomenti. Questo promuove l’engagement e la responsabilizzazione.

L’approccio dell’autovalutazione

Quando l’azienda cresce, diventa complicato mantenere l’approccio del piccolo team di una startup, in cui puoi incontrare i collaboratori a cadenza quasi quotidiana. Nel tempo avrai quindi bisogno di strumenti più sofisticati di analisi delle performance. Ne esistono di diversi, più o meno validati (l’esempio più famoso è probabilmente l’MBO: se ti interessa approfondire il discorso, scrivimi che preparerò dei contenuti ad hoc).

Tra gli strumenti più interessanti nella mia esperienza ci sono gli strumenti di self-assessment, l’autovalutazione. Si tratta di fornire alle persone un modulo, un questionario, in cui valutare con onestà le prestazioni alla luce degli obiettivi prefissati. Per fare un esempio concreto, pensa all’autovalutazione di un programmatore: tra i punti da tenere presenti ci saranno sicuramente la percentuale di bug in un codice e il rispetto delle scadenze.

Questo tipo di moduli possono essere poi impiegati nei meeting 1:1 di cui abbiamo parlato prima.

Si tratta di un processo che incoraggia la riflessione personale e l’individuazione delle proprie aree di miglioramento.

Alphabet (il gruppo di Google) è un esempio interessante di self-assessment. Due volte l’anno, a metà e fine anno, il personale dell’azienda compila un questionario di autovalutazione sulla base di 5 criteri. Criteri che non sono divulgati da Google, ma è probabile che riguardino quantomeno sia la valutazione delle proprie competenze, sia il contributo in team.

A questo processo segue poi il cosiddetto feedback a 360 gradi, in cui ciascuna persona riceve feedback anonimi da diverse fonti dell’organizzazione. Non solo quindi i responsabili, ma anche i colleghi (accade anche che le figure junior valutino i senior) o i clienti.

Google tiene poi incontri di performance mensili tra collaboratori e manager, oltre a sondaggi annuali per raccogliere il feedback dei dipendenti su vari aspetti della vita aziendale.

Gli strumenti tecnologici

Può sembrare un dispendio di risorse e tempo inutile, ma ti assicuro che ciascuna organizzazione può beneficiare di strumenti digitali di tracciamento. Questo ti permetterà di ottimizzare le performance e quindi risparmiare poi nel medio/lungo periodo, anche se devi prevedere una fase iniziale di onboarding per imparare a utilizzare gli strumenti.

Quelle di cui non puoi fare proprio a meno sono:

• App e tool per tracciare il tempo, come Clockify, in modo da monitorare quanto dedichi a specifici clienti, compiti o progetti.
• Software di Project Management come Asana, per evitare di utilizzare di volta in volta strumenti di comunicazione inefficaci per assegnare compiti e scadenze.
• Strumenti di analisi delle performance e qui la lista potrebbe essere infinita: da quelli che ti aiutano a monitorare il raggiungimento degli obiettivi (come Betterworks), a tutti quelli che ti permettono di valutare la validità dei tuoi strumenti (pensa a GA4, che ti fa capire per esempio da dove arrivano i tuoi clienti online).